Pay Transparency Assistant

Der Pay Transparency Assistant ist eine digitale Lösung, die Unternehmen bei der Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EU 2023/970) unterstützt. Das Tool analysiert Ihre Vergütungsstrukturen, erstellt EU-konforme Berichte zu den Einkommensunterschieden und stellt individuelle HR-Dashboards bereit – damit Sie regulatorische Anforderungen effizient und rechtssicher erfüllen können.

Das Tool richtet sich an Unternehmen aller Größen mit Mitarbeitenden in der EU. Besonders relevant ist es für Arbeitgeber ab 100 Beschäftigten, die nach der EU-Richtlinie zur Berichterstattung über den Gender Pay Gap verpflichtet sind. Aber auch kleinere Unternehmen profitieren von der proaktiven Vorbereitung auf kommende Anforderungen und einer transparenten Vergütungsstruktur.

Im Bereich Daten & Upload können Sie Ihre HR- und Gehaltsdaten einfach und sicher hochladen – z. B. als CSV- oder Excel-Datei. Das System prüft die Daten automatisch auf Vollständigkeit und Konsistenz, erkennt fehlende Felder und gibt Ihnen Hinweise zur Korrektur. So stellen Sie sicher, dass die Grundlage für Ihre Analysen und Berichte korrekt und belastbar ist.

Die Richtlinie (EU 2023/970) schreibt vor, dass Arbeitgeber Gehaltstransparenz bereits im Bewerbungsprozess gewährleisten müssen – etwa durch Angabe von Gehaltsspannen in Stellenausschreibungen. Arbeitgeber ab 100 Beschäftigten müssen regelmäßig über den Gender Pay Gap berichten. Wird eine Lücke von über 5 % festgestellt, die nicht objektiv begründbar ist, muss eine gemeinsame Entgeltbewertung mit der Arbeitnehmervertretung durchgeführt werden. Die EU-Mitgliedstaaten müssen die Richtlinie bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht umsetzen.

Die Berichtspflichten werden gestaffelt eingeführt: Unternehmen mit 250+ Beschäftigten müssen ab Juni 2027 jährlich berichten (basierend auf Daten von 2026). Unternehmen mit 150–249 Beschäftigten berichten ab Juni 2027 alle drei Jahre. Unternehmen mit 100–149 Beschäftigten müssen erstmals bis Juni 2031 berichten – danach alle drei Jahre. Der Pay Transparency Assistant hilft Ihnen, diese Fristen einzuhalten und rechtzeitig vorbereitet zu sein.

Ja – wenn ein Unternehmen seinen Sitz außerhalb der EU hat, aber mehr als 100 Beschäftigte in EU-Mitgliedstaaten beschäftigt, muss es die Berichtspflichten der jeweiligen Länder erfüllen. Auch für EWR-Staaten (Island, Liechtenstein, Norwegen) wird die Richtlinie voraussichtlich gelten, sobald sie in das EWR-Abkommen übernommen wurde.

Der Assistant erstellt alle von der EU-Richtlinie geforderten Berichte, darunter: den Gender Pay Gap bei Grundgehältern und variablen Vergütungsbestandteilen, die geschlechtsspezifische Verteilung in Gehaltsquartilen, den Median Gender Pay Gap sowie den Anteil von Frauen und Männern, die Zusatzleistungen erhalten. Alle Berichte sind exportierbar und können direkt an die zuständige Aufsichtsbehörde übermittelt werden.

Ergibt die Analyse eine nicht objektiv begründbare Entgeltdifferenz von mehr als 5 %, unterstützt Sie der Pay Transparency Assistant bei der vorgeschriebenen gemeinsamen Entgeltbewertung (Joint Pay Assessment). Das Tool identifiziert betroffene Beschäftigtengruppen, liefert detaillierte statistische Analysen und hilft bei der Dokumentation der Maßnahmen – so können Sie gezielt gegensteuern.

Ihre Personal- und Vergütungsdaten werden verschlüsselt in der Azure-Region Germany West Central (Deutschland) gespeichert; auch die Sicherungen verbleiben dort. Wir verarbeiten die Daten ausschließlich in Ihrem Auftrag nach Art. 28 DSGVO und nicht zu eigenen Zwecken. Aufbewahrungs- und Löschfristen sowie die Rückgabe und Löschung nach Vertragsende regelt der Vertrag über Auftragsverarbeitung.

Die Implementierung ist in der Regel innerhalb weniger Tage möglich. Nach dem Upload Ihrer Daten erstellt der Pay Transparency Assistant automatisch erste Analysen und Dashboards. Unser Team begleitet Sie bei der Einrichtung und steht für Fragen jederzeit zur Verfügung – inklusive Onboarding-Session und persönlichem Ansprechpartner.

Für den Start benötigen Sie grundlegende HR- und Gehaltsdaten Ihrer Beschäftigten: Geschlecht, Beschäftigungskategorie bzw. Jobfamilie, Grundgehalt, variable Vergütungsbestandteile und ggf. weitere Zusatzleistungen. Unser Datenupload-Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess und prüft die Datenqualität automatisch.

Die Kosten richten sich nach Unternehmensgröße und dem gewünschten Leistungsumfang. Wir bieten individuelle Pakete an, die genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Angebot oder buchen Sie direkt eine Demo, um die Lösung kennenzulernen.

Ja! Sie können jederzeit eine kostenlose Demo buchen, in der wir Ihnen den vollen Funktionsumfang zeigen und auf Ihre individuellen Fragen eingehen. Nutzen Sie einfach den Button 'Demo buchen' auf unserer Webseite oder kontaktieren Sie uns direkt.